在外國公司做事，久了就發現我們中國人雖然在技術方面不錯，但在做presentation方面的能力，則比西方人，以及同屬亞洲的印度人，新加坡人，要遜色很多，水平有明顯的差距。 

    那么，差距主要表現在哪里呢？ 首先是ppt文件有不足之處。其次是語言表達能力比較薄弱。ppt文件提供了視覺要素，而語言表達提供了聽覺要素，如果在視覺和聽覺兩方面我們都沒有滿足觀眾的要求，就會防礙思想的交流，直接影響presentation的效果。 

    對于ppt文件，我們有時寫得太長或太短，有時則不注意選擇合適的模板。我見過一個同事，總愛用一種類似于一本日記本的模板，盡管模板本身很有藝術氣息，但一旦在上面加入文字，尤其是圖形之后，日記本固有的橫線就會給視覺帶來很大的干擾。另外，試圖在一個頁面上羅列太多的論點也是常有的不明智的選擇。因為這會讓觀眾眼花繚亂，無法集中注意力。 

    在語言表達方面，問題則更多。例如發音不夠標準，口齒不清，不善于組織語言，犯太多語法錯誤，講話冗長，邏輯和思路混亂，等等。種種問題都會導致同一個結果，那就是無法恰到好處地對頁面進行生動的闡述，使之易于被聽眾理解。良好的語言表達，是頁面的必要補充，起到錦上添花的作用。相反，語言表達不好，往往會讓精心制作的ppt文件黯然失色。 

    接收“敏于行，訥于言”的傳統教育的中國人，對語言能力的培養一向是不夠重視的。這體現在我們的學校教育中，給予語言訓練的時間非常有限。中國人的心態，也一向看不起那些油嘴滑舌，能說會道的人。這其實是一個很大的認識誤區。雖然在學校里語言的重要性沒有充分體現出來，但在工作之后，我們都會慢慢發現，語言技能對職業生涯的影響其實非比尋常。就拿presentation來說吧，如果它總是很不成功，會帶來不少負面影響。首先，盡管你可能盡了很大努力，但最終你的思想沒有被聽眾理解和接受，無法引起他們的共鳴，在某種程度上，是浪費彼此的時間。其次，足以打擊自信心。 觀眾們流露出的困惑迷惘甚至懷疑的神情，會讓你為此不安或產生自卑感。另外，也會影響公司同事和上級對你的評價，為你在公司長期的立足和升遷投下陰影，導致自己的事業發展受到限制。 

    既然presentation是職業生涯成功的重要因素，那么思考如何提高這方面的能力就是一件刻不容緩的事情。這里，談談自己的一點經驗，和大家一起分享和交流。 

    制作一個界面友好的ppt文件是成功的第一步，因為它是你和觀眾溝通的第一座橋梁。要做好ppt文件，首先要熟練掌握powerpoint的使用。其次可參考專業級的ppt文件，向它們的風格靠攏。然后考慮要包含哪些主要觀點。把論點和輔助材料進行羅列，整理和歸類，使內容更富條理性和邏輯性。內容的取舍固然重要，選擇合適的形式也不容忽視。對不同頁面，要從怎樣更清晰直觀的角度，決定采用文字還是圖。如果圖更好，不要因為怕麻煩而改用文字。對于重要的系統框圖，一定要精心設計，并選擇合適的顏色，顏色對視覺而言是很重要的因素。 

    當ppt文件準備好之后，接下來要面對的難題是說什么，如何說。 

    很少有人提筆事先寫下發言稿。實際上，如果能夠事先設計好發言辭，到了真正要講的時候，就不會緊張得不知該說什么。關于發言稿的必要性，我們存在一些思維誤區。例如我們通常覺得既然是演講，就應該是自由的，隨性的。認為到了現場，看到一張張頁面，就會自然地條件反射而想到該說什么。但從自身的體會，和對他人的觀察，發現這些想當然的結論是靠不住的。以我自己為例，盡管我的口語稱得上流利，但每當打開新頁面時，第一反應竟是腦海空白，想不起要說什么，從哪里說起。以普通中國人的英語口語水平，還真地無法在短短幾秒鐘之內理清思路，把語言很好地組織起來。 

    既然出口成章暫時不可能，那就不如事先把該說的話周密地計劃好。所以我剛才提到要先準備發言稿。為什么電影中的臺詞和對白永遠比真實生活中的來得高明和富有感染力呢？原因很簡單，因為劇作家早已精心構思好了劇本。演員只需以飽滿的情緒念出臺詞就能達到很好的藝術效果。假如沒有劇本，導演只告訴演員一個故事大綱，然后讓他們在拍攝時自由發揮，想說什么說什么。那會是多么混亂的局面，又怎么可能出現預期中的精彩對白呢？這就是有準備和沒準備的差別。 

    大家也許會羨慕美國總統，英國首相等政治家們的滔滔不絕，口若懸河的演講能力，其實，他們的演講稿大多是助手們預先擬好的。有哪一個美國總統夠膽量在就職儀式上即興發言嗎？哪怕他再雄辨再自信，也絕對不會這樣做。相反，為力求完美，達到“語不驚人誓不休”的效果，華盛頓的文膽們事先不知查閱多少有關文獻，有過多少絞盡腦汁的思考，度過多少難眠之夜。當然，公司內外的presentation在重要程度和規格要求上無法和總統就職儀式相比，但準備功夫同樣要做足。否則怎么可能有精彩的表演呢？ 

    可以利用powerpoint的note page功能，對每一頁添加注釋。這些注釋連在一起，就成了完整的發言稿，基本上就是自己到了現場將要說的話。注釋不必寫得很長，只需言簡意賅地對頁面進行概括即可，必要時可插入一些題外話。notepage 可以打印出來，發言時不妨拿著它，以方便提詞。有了底稿作為基礎，就很容易根據現場情況作即興的發揮。 

    對于以圖為主的頁面，由于文字較少，更需要計劃好說些什么。圖只是一個骨架，需要用語言讓它變得豐滿。在現場可以使用熒光棒，逐一指向圖中的有關模塊，引導聽眾追隨你的視線和思路。 

    對于以bullets為主的頁面，其實要講的已經在頁面上列舉出來了。所以基本上只要照著念，并適當地使用一些銜接詞就可以了。 

    在頁面切換時，也要注意使用銜接詞或句子來承上啟下。例如，在打開下一個頁面之前，可以說：剛才我們已經談到了。。。雖然那種算法已經滿足要求，但最近我們又發現了一個效果更好的。。。這樣，就很自然地過渡到了下一頁。 

    重要的原則是，通過顯示頁面，以及圍繞它所做的發言，能保證你的訊息得到充分的傳達，使聽眾能夠輕松地明白你的觀點和思路。可以把自己想象成聽眾，或找一個好友做聽眾，看是否能達到這一目的。 

    為了保證現場的效果，可以事先多練習。對那些經常想不起如何發音的單詞，一定要反復誦讀，以防忘記。據說美國總統布什在公開演講中常鬧念錯單詞發音的笑話，總統尚且如此，一般人更少不了這個毛病。雖然偶而念錯字是可以原諒的小細節，但如果這種情形連續發生，就難免會影響別人的觀感了。 

    充分準備發言稿，再加上扎實的口語基本功，足以保證presentation達到相當的水平。與發言稿可隨時提筆寫不同，口語是很難臨時抱佛腳的。它是多年積累的結果。所以，在平時要多說英語，注意糾正不標準的英語發音和避免犯語法錯誤。留心吐字是否清晰，節奏感和語調是否恰到好處，等等。多觀摩政治家們或大公司總裁們的精彩演講應該會有所啟發。 

    如同技術才能一樣，presentation的能力對于一個人的職業生涯是很重要的，所以要引起我們足夠的重視。不要輕視每一個presentation的機會，把它做好是我們的責任和義務。應該多對自己在presentation中的表現進行反思，找出問題所在，思考提高水平的途經。除了可以參考本文中的建議之外，更可結合自己的情況，想出更多更好的解決方案。 

    對于那些presentation已有不錯水平的人，則可以考慮如何做得更完美，更有感染力。在發言中不妨加入一些幽默詼諧的色彩，會有意想不到的效果。例如在開場，中間或結束時，來一點和主題有關的小幽默。可以活躍現場，讓氣氛輕松。另外，要注重和聽眾的眼神交流，要善于根據他們的反應及時對發言做出調整。 

    和任何技能一樣，presentation也需要反復磨煉才能真正掌握。不要怕花時間，時間會花得值得的。一旦掌握自如了，你將會終生受用。在任何職位上，小至銷售人員，大至國家主席，良好的presentation的能力都是成功的必要條件。 

    記住那句永恒的真理：There is a will, there is a way. 

                                                          來源：文學城 

   

職場貼士：一個有工作技巧的人，會把許多性質相近的工作，集中在同一時段處理，這樣不僅節省時間，同時也能提高效率，即“事半功倍”